Pengertian Administrasi

Administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, suratmenyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lain yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Administrasi dalam arti luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dalam satu wadah (organisasi). Ruang lingkup administrasi adalah persuratan, pelaporan, peralatan administrasi, dan perlengkapan sekretaris itu sendiri.

Di dalam mengelola dan memegang organisasi agar berjalan secara dinamis dan stabil ketua dan sekretaris diharapkan memahami tentang keadministrasian, dalam hal ini tentang surat menyurat. Ada beberapa kreteria yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang sekretaris, yaitu:

1. Syarat psikologis:
   1. Jujur, disiplin, Kreatif, Rajin, Tanggungjawab.

1. Syarat teknis:
   1. Mengenal bentuk-bentuk surat;
   2. Mengenal dan mengerti cara menggunakan alat kantor;
   3. Mampu menyusun arsip dengan baik

Surat dalam Organisasi IPNU-IPPNU dikenal ada 2 kelompok besar yaitu:

1. Surat Tunggal yaitu surat yang dikeluarkan oleh satu organisasi, misalnya IPNU saja atau IPPNU saja;
2. Surat Bersama yaitu surat yang dikeluarkan bersama oleh lebih dari satu unsur organisasi, misalnya IPNU dan IPPNU.

Ketentuan Administrasi IPNU-IPPNU yang kita bahas meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Sifat surat
   1. Peraturan
      1. Peraturan adalah sumber hukum konstitusi IPNUIPPNU secara legal dan baku terhadap keberadaan organisasi;
      2. Merupakan surat yang mempunyai bentuk isi, sifat, dan tujuan tertentu, serta mengikat sebagai aturan hukum wajib yang ditaati oleh IPNU-IPPNU. Pedoman Administrasi IPNU- IPNU dihasilkan melalui forum permusyawaratan IPNU-IPPNU, yaitu konferensi besar (KONBES).
   2. Keputusan
      1. Surat yang mempunyai bentuk, isi, sifat dan tujuan serta mengikat sebagai aturan hukum pokok bagi IPNU-IPPNU, yang memiliki Daya ikat hukum tidak seketat peraturan;
      2. Surat keputusan dapat digunakan untuk keputusan secara formal terhadap keberadaan orang/ kepengurusan organisasi yang setingkat di bawahnya.
   3. Instruksi
      1. Surat perintah untuk menjalankan hasil-hasil keputusan/ rapat/ peraturan;
      2. Merupakan surat yang mempunyai bentuk isi, sifat, Instruksi juga merupakan perintah untuk melaksanakan kebijaksanaan tertentu dari tingkat kepengurusan IPNU-IPPNU yang lebih tinggi ke yang lebih rendah;
      3. Efisiensi dan efektifitas siaran, hendaknya juga melalui media cetak atau elektronik.
2. Format penulisan
   1. Ukuran kertas folio 33 x 21,5 cm;
   2. Kertas jenis HVS berat 60-80 gram;
   3. Ditulis dengan menggunakan font arial (IPNU) dan times new roman (IPPNU).
3. Tata aturan

   selengkapnya di pdf : MODUL MAKESTA PC. IPNU-IPPNU TUBAN Edisi Revisi 2020.pdf

Sumber : Pedoman Kaderisasi MAKESTA PC.IPNU-IPPNU Tuban